Sistem Pengelolaan

Dalam struktur organisasi Fakultas Teknik Unsrat, PSTI berada di bawah jalur komando pimpinan jurusan Teknik Elektro, untuk tugas administrasi akademik dan penyelenggaraan kegiatan tri dharma. Pengeloaan program studi dilaksanakan secara berjenjang sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan dan bertanggung jawab secara pelaporan kepada pimpinan Jurusan Teknik Elektro, dan Dekan Fakultas Teknik sebagai pemimpin tertinggi unit kerja. Selanjutnya ditingkat Universitas akan tertuang dalam dokumen Renstra Universitas Sam Ratulangi.

Koordinator Program Studi

Koordinator program studi mempunyai tugas pokok dan wewenang untuk menyelenggarakan kegiatan di bidang pendidikan/pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat yang dalam implementasinya dapat melakukan koordinasi dengan Ketua KDK maupun Kepala Laboratorium demi kelancaran pelaksanaan kegiatan dimaksud. Disamping itu, koordinator program Studi mempunyai tugas pokok di bidang lainnya. Rincian tugas pokok dan wewenang koordinator program studi dapat diuraikan sebagai berikut:

Bidang Tri Dharma Perguruan Tinggi

Menyusun dan meninjau kembali kurikulum, rancangan pembelajaran semester, rancangan tugas dan garis besar materi pembelajaran
Menyusun jadwal perkuliahan setiap semester
Mengkoordinasikan penetapan dosen pengampu mata kuliah, pembimbing akademik, pembimbing kerja praktek, dan pembimbing tugas akhir dengan Ketua KDK.
Menyelenggarakan evaluasi proses bejajar mengajar
Memonitoring proses belajar mengajar.
Mendorong dan memfasilitasi dosen untuk mengikuti kegiatan seminar dan melaksanakan kegiatan penelitian.
Mendorong dan memfasilitasi dosen untuk mengikuti pelatihan peningkatan kompetensi keilmuan
Mengkoordinasikan kegiatan tri dharma dengan Pimpinan Jurusan.

2. Bidang Kemahasiswaan:

Pelayanan administrasi akademik mahasiswa
Memfasilitasi mahasiswa dalam melakukan kegiatan kerja praktek dan sertifikasi
Memfasilitasi kegiatan-kegiatan mahasiswa di bidang akademik dan non akademik
Mensosialisasikan tata tertib dalam proses belajar mengajar
Melakukan pembinaan kepada mahasiswa

3. Bidang administrasi dan manajemen:

Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas administrasi kepada staf kependidikan
Melakukan evaluasi mutu internal program studi
Membuat laporan kinerja

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional PSTI menggunakan pendekatan fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:

Planning,secara fungsional diwujudkan dalam kegiatan penyusunan atau penyesuaian rencana strategis (Renstra) program studi, dan rencana program kerja tahunan sesuai kebutuhan. Setiap awal tahun koordinator program studi menyusun draft usulan rencana program kerja yang kemudian dibahas dan ditetapkan pada rapat awal semester. Rencana program kerja program studi yang sudah disepakati bersama dalam rapat program studi di awal semester kemudian diserahkan kepada Ketua Jurusan untuk diintegrasikan dalam rencana program kerja tahunan jurusan, yang selanjutnya dibahas dan diputuskan pada rapat jurusan menjadi rencana program kerja tahunan jurusan. Pimpinan jurusan kemudian menyampaikan rencana kerja ditingkat fakultas dalam rapat kerja yang dilaksanakan setiap tahun. Pimpinan fakultas menyampaikan rencana kerja kepada pimpinan Universitas melalui Biro Perencanaan, Kerjasama dan Sistem Informasi Universitas Sam Ratulangi (http://bpsi.unsrat.ac.id) yang kemudian dibahas dalam rapat kerja Universitas. Penetapan rencana kerja dan program disesuaikan dengan visi, misi, tujuan dan sasaran universitas dan dokumen Rencana Strategis Universitas tahun 2016-2020. >> rapat kerja tahunan fakultas dan universitas.
Organizing: PSTI dipimpin oleh seorang koordinator program studi yang secara organisasi berada dibawah kepemimpinan Jurusan Teknik Elektro termasuk seluruh dosen tetap dalam program studi (http://fatek.unsrat.ac.id/sites/index.php/struktur-organisasi). Dengan mengacu pada struktur organisasi induk fakultas teknik, fungsi organizingyang dilaksanakan oleh koordinator program studi adalah melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada pimpinan jurusan dan mengkordinasikan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh tenaga kependidikan dan kelompok dosen keahlian (KDK). Saat ini PSTI masih terdiri dari empat KDK yakni KDK Rekayasa Perangkat Lunak, KDK Teknologi Informasi dan Komunikasi, KDK Teknologi Basis Data dan KDK Multimedia dan Grafika Komputer. Adapun penetapan KDK ini berdasarkan SK Dekan yang dikeluarkan setiap tahunnya. Selain itu koordinator program studi juga bertugas untuk mengkoordinasikan kegiatan belajar mengajar, perkuliahan, bimbingan akademik, bimbingan mahasiswa tugas akhir skripsi dan evaluasi studi mahasiswa sesuai aturan yang berlaku. Penugasan dosen dalam mata kuliah dibahas dalam rapat, serta penetapan beban dosen dalam perkuliahan, pembimbingan skripsi dan akademik. Program studi juga bertanggung jawab dalam penyusunan dan evaluasi kurikulum program studi secara periodik. Dalam mengelola layanan akademik di program studi, koordinator program studi dibantu dengan layanan sistem informasi akademik untuk pengalokasian sumber daya (https://akademik.unsrat.ac.id/). Di tingkat universitas kajian mutu pembelajaran diselenggarakan oleh Lembaga Pembinaan dan Pengembangan Pembelajaran (LP3) yang setiap tahunnya selalu melaksanakan program-program peningkatan dan pengembangan pembelajaran untuk seluruh tenaga pengajar (http://lp3.unsrat.ac.id/). Sedangkan untuk kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat dilaksanakan oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) (http://lppm.unsrat.ac.id/).
Staffing,yakni memberdayakan para staf baik administrasi maupun dosen untuk dapat melaksanakan tugasnya sesuai tugas pokok dan fungsinya. Dalam rangka proses rekruitmen staf dosen atau tenaga kependidikan koordinator program studi memberikan masukan jumlah formasi, kualifikasi keilmuan/kompetensi yang sesuai dengan VMTS program studi, serta pendidikan minimal yang dibutuhkan ke tingkat universitas melalui Dekan Fakultas Teknik sesuai dengan keperluan program studi kedepannya dan berdasarkan aturan-aturan yang berlaku. Untuk proses seleksi sepenuhnya dilakukan oleh universitas. Dalam hal ini untuk staf dosen, diutamakan yang berlatar belakang teknik informatika, jumlah formasi yang dibutuhkan ditentukan dengan mempertimbangkan rasio jumlah mahasiswa, dengan pendidikan minimal S2. Sedangkan untuk tenaga kependidikan disesuaikan dengan kebutuhan namun pendidikan minimal D3. Untuk kebutuhan tenaga administrasi, relatif tidak masalah karena dapat langsung difasilitasi oleh manajemen fakultas. Pengelolaan SDM di tingkat universitas dilaksanakan oleh bagian kepegawaian Universitas dan dapat diakses secara online (https://sdm.unsrat.ac.id/). Peningkatan kualitas maupun kompetensi dosen diarahkan pada upaya peningkatan penguasaan sains dan teknologi, dan profesionalisme dalam melaksanakan kegiatan proses pembelajaran dan penilaian hasil belajarnya melalui studi lanjut program doktor (S3), pertemuan ilmiah (seminar dan workshop), kursus, pelatihan, sertifikasi dan lokakarya. Begitu pula untuk pengembangan kualitas tenaga kependidikan. Selanjutnya, berkaitan dengan pembinaan baik untuk staf dosen dan tenaga kependidikan maupun staf administrasi, dilakukan melalui pemberian penghargaan kepada yang berprestasi dan sanksi bagi yang melanggar sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain itu dalam hal kepangkatan SDM PSTI, pengelolaannya dilaksanakan secara online oleh portal kepegawaian Sistem Informasi Sumberdaya Terintegrasi (SISTER) sesuai dengan aturan yang berlaku (http://sister.unsrat.ac.id/auth/login).
Leading,perwujudannya adalah dalam pelaksanaan tugas seluruh staf baik dosen atau tenaga kependidikan dapat menjalankan tugas pokok dan fungsinya dengan baik. Dalam hal ini koordinator proram studi harus memberi contoh yang baik dalam hal disiplin dan bertanggungjawab penuh dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Demikian pula dalam hal pemberian tugas kepada staf, dilaksanakan berdasarkan instruksi yang jelas bagi staf yang akan melaksanakannya. Pemantauan pelaksanaan kegiatan dalam program studi dilakukan setiap hari, minggu dan bulan. Selanjutnya kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan oleh PSTI dievaluasi secara periodik oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) fakultas dan dilaporkan kepada Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Satuan Pengawas Internal (SPI) di tingkat Universitas.
Controlling,Secara operasional fungsi kontrol terhadap pelaksanaan program kerja di PSTI dilakukan secara berkala yang mengacu pada sistem monitoring dan evaluasi (monev) program studi yang pengawasannya berada pada pimpinan jurusan Teknik Elektro dan pimpinan fakultas Teknik. Kontrol dan evaluasi tersebut ditujukan untuk menjamin kesesuaian antara hasil kegiatan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan. Untuk itu dilakukan monev terhadap semua komponen kegiatan tri dharma Perguruan Tinggi, kegiatan kemahasiswaan dan komponen pendukungnya lewat layanan daring yang telah ada (https://edps.unsrat.ac.id/). Pelaksanaannya dilakukan oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) ditingkat fakultas dan dilaporkan kepada Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) di tingkat universitas. Untuk monev kegiatan tri dharma tenaga pengajar PSTI, dilaksanakan setiap semester lewat pembuatan laporan kinerja dosen (LKD) secara online (https://lkd.unsrat.ac.id/) dan secara manual dalam bentuk hardcopyyang dimasukan ke pimpinan jurusan untuk kemudian diteruskan ke UPM fakultas dan LPM ditingkat universitas. Evaluasi pembelajaran oleh mahasiswa dilakukan setiap semester secara daring lewat website (https://portalsit.unsrat.ac.id/). Evaluasi pembelajaran ini dikelola oleh LP3 ditingkat universitas. Sedangkan untuk evaluasi mutu oleh dosen dan tenaga kependidikan dilakukan secara daring lewat https://angketsdm.unsrat.ac.id/login_user.